คำเตือนเล็ก ๆ สำหรับผู้เริ่มต้นที่ดี: ในการส่งข้อความเดียวกันถึงหลาย ๆ คนคุณไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลหลายครั้งเนื่องจากมีผู้รับ ...
ผู้รับอีเมล
- วิธีแก้ปัญหาแรกประกอบด้วยการป้อนในช่องถึง:ที่อยู่อีเมลของผู้รับของคุณทีละรายการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรืออัฒภาค
คุณสามารถปรับแต่งการจัดการได้โดยการสร้างลำดับชั้นในการจัดส่งแบบกลุ่มนี้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการส่งข้อความไปยังผู้สื่อข่าวหลัก (ดังนั้นผ่านช่องถึง :) และส่งสำเนาที่ได้รับการรับรองไปยังผู้รับรายอื่น ในการดำเนินการนี้ให้ป้อนที่อยู่ของพวกเขาในฟิลด์Cc:สำหรับ "สำเนาคาร์บอน"
อีเมลมีลักษณะเดียวกับที่โพสต์ผ่านคำสั่ง To: หรือ Cc: แต่เป็นการระบุให้ผู้รับทราบว่ามีการตอบกลับโดยชัดแจ้งหรือไม่หรือมีการส่งข้อความถึงเขาเพื่อขอข้อมูล
ด้วยเหตุผล x เราอาจต้องการให้ผู้รับอีเมลหลายคนไม่ทราบว่าเป็นอีเมลกลุ่ม ตัวอย่างทั่วไป: อีเมลทักทาย เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าคุณได้ส่งอีเมลที่ไม่ซ้ำใครและเป็นส่วนตัวแม้ว่าคุณจะส่งข้อความถึงคน 300 คนในสมุดที่อยู่ของคุณคุณจะต้องป้อนที่อยู่ในช่องป้อนที่สาม: Bcc , สำหรับ "สำเนาคาร์บอนที่มองไม่เห็น" โดยค่าเริ่มต้นตัวเลือกนี้จะซ่อนอยู่ แต่คุณก็ต้องตรวจสอบทุกส่วนหัวของตัวเลือกในดูเมนูเพื่อให้สำเนาลับเส้นปรากฏ
- วิธีที่สองเหมาะสมกว่าหากจำนวนที่อยู่คูณมากเกินไปประกอบด้วยการเลือกจากสมุดรายชื่อ ในการเครื่องมือเมนูคลิกเลือกผู้รับ ทางด้านซ้ายของวิซาร์ดนี้คือรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยละเอียด สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกบุคคลและกดปุ่มถึง , CcหรือBccปุ่มใดปุ่มหนึ่งจากสามปุ่มเพื่อเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับอีเมลตามวิธีการส่งแบบใดแบบหนึ่งเหล่านี้ จัดการซ้ำหลาย ๆ ครั้งเท่าที่จำเป็น
ในการเพิ่มผู้ติดต่อหลายคนพร้อมกันให้เลือกขณะที่กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้จากนั้นกดปุ่มใดปุ่มหนึ่งในสามปุ่ม
- วิธีที่สามมีประโยชน์หากคุณส่งอีเมลถึงคนกลุ่มเดียวกันบ่อยๆ ในกรณีนี้เป็นเรื่องน่าสนใจที่จะกำหนดกลุ่มนี้ทุกครั้งในสมุดที่อยู่ดังนั้นคุณจะต้องป้อนเพียงชื่อเดียวเพื่อเข้าถึงสมาชิกแต่ละคนของ "เผ่า" ในการเครื่องมือเมนูคลิกสมุดที่อยู่เมื่ออยู่ในโน๊ตบุ๊คให้เลือกกลุ่มใหม่คำสั่งจากไฟล์เมนู หลังจากตั้งชื่อกลุ่มของคุณแล้วให้กดปุ่มSelect the embersและเลือกรายชื่อในรายการทางด้านซ้ายของหน้าต่าง กดปุ่มเลือกที่อยู่ตรงกลางและตรวจสอบด้วยตกลง .
จากนี้ไปจะส่งอีเมลให้กับสมาชิกของกลุ่มทั้งหมดที่คุณต้องทำคือการใส่ชื่อของพวกเขาในหนึ่งในช่องใส่, เรียน , สำเนาหรือสำเนาลับ
อย่าใส่ข้อความต้นฉบับ
ตามค่าเริ่มต้นเมื่อตอบกลับอีเมลโดยใช้คำสั่งตอบกลับ Outlook จะเข้ารับข้อความต้นฉบับทั้งหมด คุณค่าของการใส่คำตอบในบริบทนั้นชัดเจนอย่างไรก็ตามหากคุณยังคงต้องการเริ่มจากอีเมลเปล่าด้วยเหตุผลบางประการคุณก็ต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- เลือกตัวเลือกคำสั่งจากเครื่องมือเมนู
- สลับไปที่การจัดส่งแท็บ
- ล้างรวมข้อความต้นฉบับในการตอบกลับกล่องกา
หมายเหตุยังคงเกี่ยวกับการแทรกข้อความต้นฉบับโดยอัตโนมัติว่าเป็นไปได้ที่จะเยื้องข้อความนี้หรือไม่ นอกจากนี้ในกรณีของข้อความธรรมดาสัญลักษณ์การเยื้องสามารถกำหนดได้ (ภายใต้แท็บส่งของตัวเลือก Outlook ให้กดพารามิเตอร์HTMLหรือปุ่มพารามิเตอร์ข้อความธรรมดา )
รับทราบการรับ
เป็นไปได้ที่จะแนบคำขอยืนยันการอ่านไปยังอีเมลซึ่งจะส่งกลับมาให้คุณเช่นเดียวกับการตอบรับใบเสร็จในรูปแบบของข้อความอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่านี่เป็นเพียงคำขอเท่านั้นและผู้รับสามารถเพิกเฉยได้โดยสิ้นเชิงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณละเมิดตัวเลือกนี้ หากต้องการขอการยืนยันอย่างเป็นระบบ:
- เลือกตัวเลือกคำสั่งจากเครื่องมือเมนู
- เปลี่ยนไปที่แท็บใบตอบรับการอ่าน
- เลือกขอการยืนยันกล่องกา
นอกจากนี้ยังสามารถขอการยืนยันการอ่านนี้ได้เป็นกรณี ๆ ไปเท่านั้น ดูเหมือนว่าเราจะมีวิจารณญาณมากขึ้น ในการดำเนินการนี้เพียงตรวจสอบตัวเลือกขอใบตอบรับการอ่านในเมนูเครื่องมือก่อนโพสต์อีเมล
ลำดับความสำคัญของข้อความ
เป็นไปได้ที่จะกำหนดระดับความสำคัญของข้อความ ไม่ว่าข้อความจะถูกส่งด้วยลำดับความสำคัญสูงหรือต่ำจะไม่มีผลต่อความเร็วในการส่งอีเมลไปยังผู้รับ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวกับอีเมลมาตรฐานคือเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงที่แสดงในกล่องจดหมาย ตัวเลือกนี้เหมาะสมก็ต่อเมื่อคุณใช้เป็นครั้งคราวเท่านั้นเพื่อเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดีเพื่อนร่วมงานเพื่อนครอบครัว ฯลฯ ในทางกลับกันอย่าคาดหวังว่านายจ้างหรือสายด่วนที่มีศักยภาพจะตรวจสอบคำขอของคุณโดยเร็วกว่าโดยอ้างว่ามีการทำเครื่องหมายด้วยรูปสัญลักษณ์นี้ ในทางตรงกันข้ามอีเมลที่โพสต์โดยมีลำดับความสำคัญสูงเมื่อไม่มีที่ใดที่จะทำให้ผู้รับไม่สบายใจ
อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของข้อความเพียงแค่เลือกตัวเลือกที่คุณเลือกในข้อความเมนู( กำหนดลำดับความสำคัญคำสั่ง) หรือคลิกที่ลำดับความสำคัญปุ่ม
เขียนอีเมลโดยไม่ต้องเปิด Outlook
เช่นเดียวกับการสร้างทางลัดเพื่อเริ่มโหลดหน้าเว็บคุณสามารถเปิดข้อความใหม่ได้แม้ว่า Outlook จะปิดอยู่ก็ตาม อีเมลที่ประกอบด้วยวิธีนี้จะถูกเก็บไว้ในกล่องขาออกและจะถูกส่งไปในระหว่างการเชื่อมต่อครั้งต่อไป ในการสร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ในพื้นที่ว่างบนเดสก์ท็อปของคุณปรับใช้เมนูบริบทด้วยการคลิกขวา
- เลือกใหม่คำสั่งแล้วทางลัด
- ในวิซาร์ดสำหรับการสร้างทางลัดที่ปรากฏขึ้นให้พิมพ์mailto:หรือmailto: ตามด้วยที่อยู่ของผู้รับที่ต้องการ
- ตรวจสอบตั้งชื่อทางลัดของคุณและคุณทำเสร็จแล้ว ตอนนี้คุณต้องดับเบิลคลิกที่ลิงค์นี้เพื่อเขียนอีเมลโดยไม่ต้องเปิด Outlook