ตาราง Excel ของคุณจะเต็มไปด้วยผู้ติดต่อบันทึกตัวเลขวันที่ ฯลฯ การค้นหาข้อมูลที่แม่นยำจะกลายเป็นเรื่องยากโดยไม่ต้องใช้เวลานานหลายนาที ช่วยตัวคุณเองในงานนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยฟังก์ชันการเรียงลำดับและการกรองที่มีประสิทธิภาพเสมอ
สเปรดชีต Excel มีฟังก์ชันที่ใช้งานได้จริงสองอย่างในการค้นหาข้อมูลท่ามกลางข้อมูลจำนวนมาก ได้แก่ การเรียงลำดับและการกรอง
การเรียงลำดับทำได้ตามข้อความ (เช่นเรียงตามลำดับตัวอักษร) ตัวเลข (จากน้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด) และวันที่และเวลา (จากเก่าที่สุดไปหาล่าสุดและ จากล่าสุดไปยังเก่าที่สุด) ในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ คุณยังสามารถจัดเรียงตามรายการที่กำหนดเอง (เช่นใหญ่กลางและเล็ก) หรือแม้แต่การจัดรูปแบบเช่นด้วยสีของเซลล์หรือสีแบบอักษร การเรียงลำดับส่วนใหญ่จะทำในคอลัมน์ แต่คุณสามารถจัดเรียงแถวได้เช่นกัน
การกรองจะดำเนินการตามเกณฑ์ซึ่งทำให้สามารถแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในขณะที่ซ่อนข้อมูลอื่น ๆ คำสั่งพื้นฐานสำหรับการเรียงลำดับหรือการกรองอย่างง่ายด้วย Excel 2007 ขึ้นไปมีดังนี้
เพื่อจัดเรียงข้อมูล
จัดเรียงข้อความ
คลิกเซลล์แรกของคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่จะจัดเรียงจากนั้นในแท็บหน้าแรกของ Ribbon ให้คลิกเรียงลำดับและกรองจากนั้นเรียงลำดับจากA ถึง Z (ลำดับตัวอักษร) หรือเรียง Z ถึง A (เรียงตามลำดับตัวอักษรจากมากไปหาน้อย ).
คุณยังสามารถจัดเรียงแบบคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์ได้อีกด้วย การทำเช่นนี้ในข้อมูลแท็บของริบบิ้นคลิกเรียง ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นให้คลิกตัวเลือกแล้วเลือกช่องเคารพกรณีและคลิกสองครั้งในตกลง
ในการนำการจัดเรียงไปใช้ใหม่หลังจากเปลี่ยนข้อมูลให้คลิกเซลล์ในคอลัมน์การจัดเรียงจากนั้นบนแท็บข้อมูลของ Ribbon ให้คลิกนำไปใช้ใหม่
จัดเรียงตัวเลข
คลิกที่เซลล์แรกของคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่จะเรียงลำดับจากนั้นในข้อมูลแท็บริบบิ้นคลิกAZ เรียงเล็กที่สุดเพื่อที่ใหญ่ที่สุดปุ่มหรือZA เรียงที่ใหญ่ที่สุดไปหาน้อยที่สุดปุ่ม
© Capture Linternaute.com เพื่อกรองข้อมูล
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวบนสุดของแต่ละคอลัมน์มีหัวเรื่องอธิบายเนื้อหาของคอลัมน์เช่นสินค้า #หรือชื่อลูกค้า ตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลในแต่ละคอลัมน์เป็นประเภทเดียวกัน ดังนั้นจึงไม่ควรมีข้อความในคอลัมน์ตัวเลขหรือตัวเลขในคอลัมน์วันที่
- ตอนนี้คลิกภายในเซลล์ข้อมูลใด ๆ แล้วเปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติโดยการคลิกที่ข้อมูลแท็บของริบบิ้นและจากนั้นในการกรอง ลูกศรตัวกรองอัตโนมัติจะปรากฏทางด้านขวาของคอลัมน์ส่วนหัวแต่ละคอลัมน์
- จากนั้นคลิกที่ลูกศรตัวกรองอัตโนมัติเพื่อแสดงรายการเกณฑ์การจัดเรียง (สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาของคอลัมน์ที่เลือก) และเลือกเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์เพื่อแสดงข้อมูลที่สอดคล้องกับเกณฑ์นั้น
- ในการปิดใช้งานฟังก์ชันตัวกรองอัตโนมัติบนแท็บข้อมูลของ Ribbon จากนั้นบนตัวกรองจากนั้นบนตัวกรองอัตโนมัติ